Politique relative aux billets de participation aux activités

Politique relative à la vente des billets de participation aux activités

 Récemment, plusieurs personnes ont questionné la Direction de l’Association relativement au remboursement possible des billets de participation des membres aux activités. Ainsi, certains membres estimaient avoir droit à un remboursement parce que quelque temps avant le jour de l’activité, ils ont été l’objet d’un évènement qui les a empêchés d’y participer (maladie, hospitalisation, etc…). 

Or, afin de dissiper toutes ambigüités relativement à la politique de remboursement ou non des billets de participation aux activités de l’Association, nous publions cette politique. 

Règle générale, nous ne remboursons pas les billets vendus. 

Les exceptions à cette règle sont très peu nombreuses. 

Par exemple, si un membre a changé d’idée et ne désire plus participer à l’évènement sans autre raison ou pour une raison dont il a le contrôle, il n’y a pas de remboursement possible. 

Lorsqu’un membre qui a acheté un billet de participation à une activité est l’objet d’un empêchement hors de son contrôle(ex. il est hospitalisé, il est malade, ou autre raison équivalente) il peut demander à être remboursé. 

Par contre, ce remboursement est conditionnel. Si l’Association a déjà engagé des dépenses auprès d’organismes extérieurs, il n’y aura pas de remboursement sous aucun prétexte.

 Nous vous donnons deux exemples d’engagement de dépenses auprès d’organismes extérieurs : 

1-      Lorsque l’Association a déjà acheté un billet de spectacle associé au billet de participation acheté par le membre. Si, à titre individuel, une personne achète un billet de spectacle et que lors de la soirée du spectacle elle a un empêchement, même si elle tente de se faire rembourser par le théâtre, elle n’aura jamais gain de cause même si elle était très malade ce soir-là ou la veille. 

2-      Lorsque pour un évènement impliquant un repas (Dîner d’amitié ou Gala) le nombre de portion a déjà été commandé au traiteur ou au restaurant. 

Le principe que nous devons appliquer ici est que les autres membres ne doivent pas avoir  à payer pour ce qui arrive à l’un d’entre eux. 

Exemples de cas qui peuvent faire l’objet d’un remboursement : 

Lorsqu’un membre a acheté un billet pour participer à un dîner de l’amitié et qu’il  apprend après coup qu’il est convoqué pour une opération ou une hospitalisation durant la période où aura lieu le dîner et que d’un autre côté le nombre de portions n’a pas encore été commandé auprès du Traiteur, il peut se faire rembourser. Ici la raison de la demande est très sérieuse et d’autre part l’Association n’a pas engagé de dépense. Si déjà les portions avaient été commandées, le remboursement aurait été refusé. 

C’est le même raisonnement qui s’applique lors d’une activité souper-spectacle. Lorsque l’Association a déjà acheté un billet auprès d’un théâtre pour le compte d’un membre, il est bien évident que sous aucun prétexte ce billet sera remboursé.

 Lorsqu’un billet ne peut-être remboursé, il est possible que ce dernier puisse être revendu par l’Association ou par le membre lui-même à quelqu’un d’autre. Il suffit au membre concerné de remettre son billet au Président qui tentera de le revendre. 

La dernière alternative est que le membre qui a acheté un billet et qui est dans l’impossibilité de participer et qui ne peut se faire rembourser en vertu de cette politique-ci,  peut soit les vendre ou les donner à qui il le désire compte tenu que le billet est sa propriété. Même si la personne à laquelle il vend ou donne son billet n’est pas membre, l’Association pourra accepter d’honorer ledit billet. Encore-là, il doit y avoir une raison de force majeure qui rend impossible la participation du membre. Dans ce genre de cas, le membre doit en aviser au préalable le Président et obtenir son autorisation. 

Le Président 

Date de publication : 01 février 2018

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