Règlement de l'Association

 RÈGLEMENT no. 5

Note préliminaire

Le présent règlement remplace tous les règlements précédemment adoptés par le Conseil d’administration de l’Association de l’Âge d’or, Bois-des-Filion. 

Composition du Conseil d’administration et processus d’élection

Le Conseil est composé d’un Président, un Vice-président, un Secrétaire-Trésorier et de quatre (4) Directeurs dont la durée du mandat est d’une année soit du 1er janvier au 31 décembre. Les 4 postes de directeur sont identifiés comme suit :

 Directeur no.1 – responsable du programme de danse de l’Association

Directeur no.2 – responsable des activités de bingo

Directeur no.3 – responsable des sorties

Directeur no.4 – responsable des services 

L’élection du Conseil a lieu le deuxième jeudi de décembre. 

La période de mise en candidature débute à 15 heures le second jeudi de novembre. Les bulletins de mise en candidature doivent être remis au membre désigné par le Président comme Directeur de l’élection le dernier jour de novembre. Chaque candidat( e) devra préciser sur ledit bulletin le poste pour lequel il pose sa candidature. Un membre qui désire poser sa candidature comme directeur doit spécifier sur sa demande de mise en candidature quel poste est visé. Sa demande ne vaudra que pour ce poste seulement. 

S’il n’y a qu’un seul candidat à l’un des quelconques postes, celui-ci sera alors élu par acclamation. 

S’il y a plus d’un candidat à un des sept (7) postes, il y aura alors élection pour ce poste. 

Conditions de candidature 

1. Pour postuler au poste de Président de l’Association, il faut que les candidat( e)s aient été membre du Conseil durant au moins une année au préalable à l’élection. 
2. Pour postuler à l’un des autres postes du Conseil, il faut que le candidat ait été              membre en règle de l’Association depuis au moins deux années précédant l’élection. 
3. Un( e)  candidat (e) ne peut postuler à un des postes du conseil d’administration si il ou elle est conjoint( e) légalement ou de fait d’un membre déjà élu. Si, lors d’une              élection, les deux membres d’un couple se portent candidats, le Directeur de l’élection  devra soumettre cette situation à l’attention du Président. Le Conseil d’administration décidera par résolution quelle candidature sera conservée après discussion avec les deux candidats et les membres du conseil. 

S’il n’y avait aucun( e) candidat( e) répondant aux conditions décrites dans les deux paragraphes précédents, le Conseil d’administration peut étudier et, le cas échéant, approuver  la candidature de tout membre désireux de présenter sa candidature à quelque poste que ce soit. Une fois la candidature approuvée par le Conseil, elle devra être remise au Directeur de l’élection et soumise au processus d’élection. 

Le Président déterminera le rôle et les responsabilités des quatre (4) Directeurs, du vice-président et du secrétaire-trésorier. Cependant, il devra présenter au Conseil la description de ces rôles et responsabilités et en faire approuver la teneur par résolution du Conseil. 

Si le Président ou un Directeur abandonne son poste durant l’année, le poste sera comblé par résolution du Conseil. 

Le Président de la Corporation est autorisé à, et instruction lui est donnée, de signer tous les documents et poser tous les actes nécessaires ou utiles pour donner son plein effet au présent règlement, incluant sa présentation à la prochaine assemblée générale des membres pour fin d’approbation et sa production auprès de l’Inspecteur général des institutions financières. Pour être considéré approuvé par l’Assemblée générale des membres, ce règlement devra recevoir l’aval d’au moins les deux tiers des membres qui seront présent à l’Assemblée. 

Tenue des Réunions du Conseil d’administration 

Normalement il doit y avoir une réunion du Conseil à tous les mois d’activités. Celles de septembre et de Janvier doivent avoir lieu la journée qui précède le début des activités de chaque demi année programmée. Pour les autres réunions, elles se tiendront le premier mercredi soir de chaque autre mois d’activités. S’il n’est pas possible de tenir toutes les réunions, il doit y avoir au moins quatre réunions officielles du Conseil par année dont celles de janvier et de septembre. 

Le quorum pour la tenue des réunions du Conseil d’administration est de quatre de ses membres. 

Assemblée générale des membres 

Une Assemblée générale régulière des membres doit être tenue une fois par année au cours du mois de février. 

Les sujets placés à l’ordre du jour de ces assemblées sont les suivants :

• Présentation des états financiers de l’année précédente (information)
• Projets d’emprunts au nom de l’Association (soumis pour décision)
• Présentation des amendements au règlement de l’Association (soumis pour décision)
• Tout autre sujet déterminé par le président 

Des Assemblées générales spéciales peuvent être tenues selon ce qui serait requis par les circonstances. 

Rôle du président 

En plus de présider le Conseil d’administration, le Président a tous les pouvoirs normalement attribués à un Directeur général  en terme de direction de l’Association. 

Le Président est la seule personne responsable devant l’Association, les organismes municipaux et autres dont l’Association dépends pour les octrois, subventions, locaux, etc…, tous les documents doivent être signés par lui. 

Il en est ainsi aussi pour les chèques de l’Association qui en plus doivent être contresignés par le secrétaire-trésorier ou le Vice-Président. En son absence motivée pour une période prolongée et s’il y a urgence, le ou la vice-président (e) fera office de Président par interim et signera pour le président. 

Dans le même ordre d’idée, chaque dépense doit être autorisée par le Président ou, en son absence motivée et prolongée, par la personne qu’il aura désignée pour le remplacer. 

_Original signé par Georges Flanagan______________________________

Georges Flanagan, Président

_Original signé par Aimé Robert______________________________

Aimé Robert, Secrétaire-Trésorier

COPIE CERTIFIÉE CONFORME du règlement numéro 5 de la Corporation ASSOCIATION DE L’ÂGE D’OR, BOIS-DES-FILION dûment approuvée par les administrateurs de la corporation le 1er jour de Novembre 2017 et approuvé par le vote d’au moins les 2/3 des membres présents à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin et régulièrement tenue le 23 ième jour de  janvier 2018. 

Signé à BOIS-DES-FILION, ce 23 ième jour de janvier 2018. 

_Original signé par Georges Flanagan_________________________ 

Georges Flanagan, Président

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